1. Informativa Privacy – Uso delle API WhatsApp
Titolare del trattamento: ConfimItalia Calabria.
Finalità del trattamento: gestire la comunicazione con utenti/clienti tramite WhatsApp per:
prestazione del servizio richiesto;
invio di notifiche e aggiornamenti relativi ai servizi/prodotti;
assistenza clienti.
Base giuridica:
il consenso dell’utente (Art. 6 GDPR) se si tratta di comunicazioni promozionali;
l’esecuzione di un contratto o misura precontrattuale se si tratta di servizio richiesto;
il legittimo interesse aziendale nella gestione delle richieste di clienti.
Tipologie di dati trattati:
numero di telefono (obbligatorio per WhatsApp);
contenuti delle chat/scambi di messaggi;
metadati: data/ora, identificativo interno della chat, stato di lettura/consegna;
eventuali ulteriori dati che l’utente fornisce nel corso della conversazione (es. nome, email, richieste specifiche).
Modalità del trattamento: dati trattati con strumenti informatici e/o cartacei, accessibili solo a operatori autorizzati, con misure di sicurezza adeguate (criptazione, accesso controllato) come da linee guida di WhatsApp Cloud API.
Periodo di conservazione: i dati saranno conservati solo per il tempo necessario alle finalità dichiarate e comunque secondo la normativa applicabile. È previsto che l’azienda definisca una politica di retention.
Diritti dell’interessato: l’utente ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione (“diritto all’oblio”), limitazione, portabilità, opposizione al trattamento. Per esercitare tali diritti può contattarci all’indirizzo franco.mazzei@confimitalia.it o tramite modulo sul sito.
Trasferimento dati: le conversazioni transitano tramite WhatsApp/Meta; come da policy, meta software gestisce infrastrutture che possono includere trasferimenti internazionali ma offre garanzie adeguate per l’UE.
Lime Connect
Comunicazioni promozionali: se l’utente ha prestato consenso, l’azienda potrà inviare comunicazioni promozionali anche tramite WhatsApp. In ogni messaggio sarà resa disponibile la possibilità di revoca del consenso o opt-out.
Profilazione/Automazione: l’uso di chatbot o automazioni tramite le API sarà indicato all’utente al momento della raccolta del dato e l’utente può scegliere di essere gestito da operatore umano.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): se nominato, nominativo e contatti.
2. Condizioni d’uso del servizio WhatsApp
L’utenza WhatsApp è utilizzata esclusivamente per scopi legittimi: supporto clienti, assistenza, notifiche. Non sarà utilizzata per invio massivo di marketing non autorizzato o spam.
L’utente deve avere concluso il consenso per essere contattato via WhatsApp, o deve aver intrapreso un’interazione iniziale (in linea con necessità contrattuale o legittimo interesse).
L’utente non potrà utilizzare il canale WhatsApp per inviare contenuti illeciti, dannosi, offensivi o in violazione della legge. L’azienda si riserva il diritto di terminare o sospendere l’uso del servizio in caso di comportamenti scorretti.
L’utente prende atto che i messaggi sono gestiti tramite le infrastrutture di WhatsApp/Meta e che l’azienda non può garantire la consegna entro tempi prefissati né essere responsabile per eventuali problemi di rete o servizio esterni.
Le comunicazioni tramite WhatsApp possono essere soggette a limiti imposti da WhatsApp/Meta e all’adozione di template per messaggi proattivi. È responsabilità dell’azienda rispettare la “WhatsApp Business Messaging Policy”.
WhatsApp Business
Per scaricare, visualizzare o eliminare i propri dati, l’utente può utilizzare la procedura descritta nella sezione “Eliminazione dei dati”.
Le presenti condizioni d’uso possono essere aggiornate: in tal caso verrà comunicata la versione aggiornata all’utente tramite messaggio WhatsApp o email.
3. Eliminazione dei dati dell’utente
Come richiedere la cancellazione
L’utente può inviare richiesta di cancellazione dei propri dati personali (numero di telefono, cronologia chat, metadati) all’indirizzo franco.mazzei@confimitalia.it o tramite modulo online.
Nella richiesta indicare: nome, numero WhatsApp (con prefisso internazionale), e la volontà di cancellare tutti i dati o parte di essi.
L’azienda effettuerà una verifica d’identità (ad esempio tramite risposta al numero o invio codice) per evitare richieste non legittime.
Tempi di cancellazione
Entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, l’azienda darà conferma dell’avvenuta cancellazione. Termini più brevi possono essere previsti se i dati sono limitati.
Alcune categorie di dati possono essere conservate più a lungo se richiesto da obblighi legali (es. storici fiscali, contabilità).
Effetto della cancellazione
L’eliminazione dei dati comporta la perdita della cronologia dei messaggi e la cessazione del contatto via WhatsApp per quegli utenti.
L’utente perde la possibilità di ricevere notifiche o messaggi di servizio tramite WhatsApp a meno che non riautorizzi il contatto.
Limitazioni
L’azienda può cancellare i dati in proprio archivio e sistemi interni, ma non può influenzare direttamente i sistemi di WhatsApp/Meta che gestiscono l’infrastruttura della piattaforma. Indicazioni specifiche su come l’utente può gestire i propri dati direttamente da WhatsApp sono disponibili nella privacy policy di WhatsApp.
Registro delle cancellazioni
L’azienda manterrà un registro interno delle richieste di cancellazione (senza contenuto specifico dei dati) per fini di audit e conformità, nel rispetto del principio di accountability.